SMART TOP MANAGEMENT

الإدارة بالأهداف (Management by Objectives)(MBO)

مقدمة:

في كل منظمه لابد من توفر هدف أو أكثر تتجه المنظمه اليه حتى لا تنتهي الشركه كما أنتهت رحلة "أليس" في بلاد العجائب .
(قالت (أليس :
-فضلا هلا أبلغتني أي طريق ينبغي علي أن أسلك من هنا ؟
قال القط :
-ذلك ولحد كبير يعتمد على الوجهـة التي تريدين الوصول إليها
(قالت (أليس:
-أنا لا يهمني الى أي مكان سأذهب-
قال القط :
-إذن لا يهم أي سبيل ستسلكين
قالت  - أليس:
-شرط أن يوصلني الى مكان ما
قال القط:
(آه ... أنت متأكده من فعل ذلك) وأضاف (لكن فقط إن مشيت مسافة طويلة بما يكفي )

الإدارة بالأهداف هي من الطرق الحديثة لإدارة المشروع أو المنشأة وتعتمد الإدارة بالأهداف على تعريف الأهداف لكل موظف وبعد ذلك المقارنة بين أهداف المنشأة والموظفين ومن ثم توجيه اهتمامهم نحو الأهداف التي حددت لضمان الأداء الأفضل من قبل الجميع حيث تتضمن الإدارة بالأهداف الرقابة المستمرة للأنشطة ومراجعة ردود الأفعال للوصول للأهداف وتقييم الأداء . 

مفهوم:

 إن الإدارة عن طريق الأهداف تعد إحدى الاستراتيجيات الإدارية الفعالة التي تتيح لمجال لتوظيف كافة الموارد المتوفرة، ويمنح في نفس الوقت توجيها مشتركا للجهود نحوالرؤية، وأيضا خلق روح الفريق ومواءمة أهداف الفرد «الموظف» مع المصلحة المشتركةوالعامة للمنشأة , ولخصت الإدارة بالأهداف من قبل (بيتر دريكر ,

__________________

في عام 1954م في كتابه ممارسة الإدارة) وهو أول من أشار إلى هذا الأسلوب الجديد

"يجب على المديرين تلافي "مصيدة النشاط" بحيث يندمج المدراء في أنشطتهم اليومية والذي يجعلهم يتناسون هدفهم أو غرضهم الرئيسي " أي أن عملية التخطيط الاستراتيجي لن يكون مقصور على فئة الإدارة العليا فقط - كما هو معروف عليه-مما يجعل جميع المدراء والموظفين يشتركون في تحديد الأهداف..

كذلك هناك تعريفات كثيرة للإدارة بالأهداف ف "مجريجور" عندما فكر في الإدارة بالأهداف ليعالج أصلا مشكلة تقويم الأداء , يشير إلى الدور الذي يلعبه هذا الأسلوب في تحسين الأداء المستقبل للأفراد , وقدراتهم على تحديد الأهداف ومعايير قياس الإنجازات واكتشاف الفرص والمجالات التي تطور الأداء . ( كتاب الإدارة بالأهداف صفحة 17 )

وتجد انه  من المفيد بالنسبة للمنشأة والإدارة عند القيام بطريقة الإدارة بالأهداف مما  يعطي أفكار جديدة ومتعددة للإدارة نحو الأهداف ويساعدها على تقييم أداء الموظفين فهم لا يقيدون نشاط الموظفين بالعمل الموكل لهم فقط بل يساعدونهم على التوسع في مجال عملهم مما يعطي أداء أفضل...

ومن مبادئ الإدارة بالأهداف M B O:

تعاقب الأهداف والأهداف التنظيمية.

أهداف معينة لكل عضو.

المشاركة في اتخاذ القرارات.

فترة زمنية واضحة.

تقييم الأداء وتوفير ردود الأفعال.

لكن يجب أن تكون الأهداف محددة , وواضحة , وقابلة للقياس , وممكنة أي واقعية ويمكن تحقيقها على المستوى الزمني المتوقع والمحدد.

ما هي الأهداف  objectives؟

الأهداف هي  النتائج التى يؤمل تحقيقها من وراء البرنامج والخطة , وهذه الأهداف هي عبارة عن نتائج يجري تصميمها و إقرارها مقدما (في مرحلة التخطيط) وتوضح الأهداف ما يراد إحداثه من تغيير في مستوى أداء الأفراد , واتجاههم وسلوكهم , وكذالك ما تريد ان تحققه المنشاة خلال فترة معينة  وفي ضوئها يتم وضع المادة التدريبية وكذالك خطة العمل . ويتم وضع أهداف البرنامج وخطة العمل في ضوء تحديد الاحتياجات التدريبية وأحتياجات المنشاة طبقا لمفهوم منتجاتها او خدماتها. الموارد  

الإدارة بالأهداف كإحدى الطرق الحديثة لقياس وتقويم الأداء:

تقويم الأداء هو الإجراء الذي بموجبه تقوم الإدارة –ممثلة بالرئيس المباشر- بمراجعة وتقويم أداء الموظف , ومدى تقدمه في عمله , وتحديد صلا حيته مستقبلا لشغل الوظيفة الأعلى عن طريق الترقية . 

فى الحقيقة: إن تقييم الأداء يختلف في معناه عن تقويم الأداء فتقييم الأداء هو عملية فحص للأداء ومعرفة مدى تطابقه مع ما هو مخطط له  , أما تقويم الأداء هو عملية تصحيحية للأداء .

فالتقويم يتبع التقييم حيث أن التقييم عملية فحص والتقويم عملية علاج .

فعند استخدام أسلوب الإدارة بالأهداف لقياس أداء العاملين فقد أصبح من المألوف أن يشترك العاملون مع رئيسهم في تحديد الأهداف التي سيقومون بتحقيقها وإنجازها , أو حتى قد يطلب من العاملين وضع هذه الأهداف والتي تعبر عن معايير الإنجاز أو أداء العمل. وقد أصبح هذا الأسلوب شائع الاستخدام خلال السنوات الأخيرة لدرجة أنه أصبح ينظر إليه أنه بدعة تلك الفترة ؛ حيث لم يكن من المقبول أن يقوم العاملون في المستويات التنظيمية الدنيا بتحديد ووضع أهدافهم بالعمل.

كما أن عملية التعاون في وضع أهداف المنشأة بين الرئيس والمرؤوس يكون محورها مدى قابلية المرؤوس نحو تحقيق الأهداف التي اشترك في تحديدها وبالتالي تقييم أدائه وتقويمه .

أهمية الإدارة بالأهداف (MBO):

إنه يتوجب على كل منشأة تهدف إلى النجاح إشاعة روح الفريق لكي تحول الجهود الفرديةإلى جهد عام يسهم في تحقيق أهداف واضحة ومحددة.

والإدارة الفعالة لابد أن توجه كافة الموارد والجهود نحو تحقيق الأهداف المرسومة، وأن تغرس روح الانتماء والولاء لدى كافة الموظفين وعلى مختلف المستويات الإدارية للمنشأة وأن تستثمر في العنصر البشري بإتاحة فرص التدريب والتأهيل وكسب الخبرات والمعرفة، مع عدم إغفال التحفيز وإشاعة مناخ الابتكار والإبداع.

تطوير الإدارة بالأهداف :

الواقع أنه يمكن النظر إلى الإدارة بالأهداف من ثلاث زوايا تعبر في حد ذاتها عن التطور الذي مر به هذا الأسلوب خلال الثلاثين عام الماضية .

فأما الزاوية الأولى فهي تقويم الأداء فقد نشأت الإدارة بالأهداف للوصول لتقويم واقعي وموضوعي لتقويم أداء الأفراد يضمن حصولهم على حقوقهم ويحقق زيادة الإنتاجية في نفس الوقت .

والزاوية الثانية تدل على انه يتم وضع الأهداف بالاشتراك –الرئيس مع المرؤوس- وكذلك المعايير التي تحدد الأداء .

أما الزاوية الثالثة فهي المفهوم الشامل للإدارة بالأهداف وهو أن الإدارة بالأهداف عملية إدارية شاملة ترتبط بالتطور التنظيمي للجهاز في مجمله .

قاعدة  20/80وكيفية استخدامها في أطار الأداره في الأهداف

قاعدة 80/20 اكتشفها مهندس صناعي أمريكي أثناء عمله كمدير إنتاج في اليابان ,,

نحن نبذل جهوداً كثيرة ووسائل متعددة لا نستغلها جميعاً في تحقيق الأهداف بل نكاد لا نستفيد بأكثر من 20% منها لتحقيق الأهداف.ونحن نسعى في هذه القاعدة للوصول إلى  20% من الجهد لتحقيق 80% من الأهداف.

تطبيقات عملية للقاعدة:

- في الأعمال التجارية قد تأتي أكبر نسبة من الأرباح من نسبة قليلة جداً من المنتجات 80/20.

- في الاستقراء والبحث نحن نأتي بأكبر نسبة من الاستنتاجات عن طريق استعمال نسبة لا تتعدى خمس المعلومات المتاحة والأفكار المعروضة.

- في مجال التربية نحن لا نطبق مما نعرفه من مبادئ التربية أكثر من نسبة قليلة نحصل بها على أكثر ما نتمنى من النتائج!!

-في الموارد يتحكم 20% من سكان العالم في 80% من موارده بينما يبقى الباقي لا يحصل إلا على النسبة الباقية يعانون الفقر والجوع.

هل هذه القاعدة دقيقة؟:

- أول من وضع هذه القاعدة في الإدارة هو الاقتصادي الإيطالي الشهير 'بارينو' عام 1897 عندما وجد أن توزيع الثروة في مجتمعه هو بهذه النسبة فعلاً وأن الأثرياء القليلين هم الذين يتحكمون في نسبة لا تقل عن 80% من الثروة

- وهذه القاعدة قاعدة تقريبية وصفية لما يحصل من وصولنا من جهة بذل الوسائل للوصول للأهداف , وقد تصدق بصورة دقيقة في بعض الأحيان , بل إن بعض الإداريين يراها دقيقة لأكبر مدى ويرى أن تحققها أمر واقع بالتجربة

أهمية هذه القاعدة:

تأتي أهمية هذه القاعدة من حيث إننا مطالبون بتقليص الهادر والمنفق في جهودنا ومواردنا عن طريق تطبيقها واقعياً يمكننا فعلاً استغلال أقل جهد ممكن للوصول لأكبر نتيجة مرجوه.

كذلك فنحن عن طريق تطبيقنا لها سنتوجه للتركيز والاهتمام بأكثر الوسائل فعالية وأهم الموارد تأثيراً للوصول لأفضل النتائج.

كيف تعمل القاعدة:

عندما تريد أن تحقق غاية معينة فإنك تجمع لتحقيق هذه الغاية عدداً من الوسائل وعند تطبيق ذلك بالتجربة العملية ستجد أن كثيراً من هذه الوسائل لم ينتج لك الأثر المطلوب لتحقيق تلك الغاية , وستجد أن بعض هذه الوسائل تدعم بعضاً وبعضها يضعف بعضاً , وستجد أن الفعال من هذه الوسائل هو أصغر قدر وأنه سيحقق لك نسبة كبيرة من الغايات المطلوبة وأن نسبة كبيرة من الوسائل لم تحقق إلا شيئاً يسيراً أولم تحقق شيئاً أصلاً.

كيف نستفيد من هذه القاعدة ؟

1- يمكن الاستفادة من هذه القاعدة عن طريق التقويمEvaluation المستمر لأداء الوسائل المختلفة في كل عمل إداري للوصول لأفضل الوسائل تأثيراً.

2- لابد من استثمار الوسائل الفعالة لأنه عن طريقها تتحقق أكثر الأهداف.

3-لابد من تجميع مجموع الوسائل المتلائمة التي تربط بينها روابط تقوي فاعليتها ولا نكتفي بفاعلية الوسيلة – فإن الشركة قد تفشل في عملها رغم أن كل العاملين بها مدربين لأن علاقاتها سيئة.

4- ينبغي على المدير تغيير وسائله دائماً وتحديد أهدافه المنجزة وتحديد أي الأهداف المنجزة ثم تحقيقه بأي الوسائل فإن هذا التغيير سيوصل إلى أفضل مستوى للتقدم.

            القاعدة والتطبيق على الواقع الإداري:

أ- ترجمة الأرقام:

الرقمان 20 و 80 هما رقمان افتراضيان والنسبة 20/80 لا تعني بالضرورة أن تحقيق 80% بالضبط من الأهداف يستدعي بالضبط فقط 20% من الوسائل بل إن المقصود هو أنه في التطبيق الواقعي الإداري تقترب النسبة الحقيقية من 20/80 , فقد تكون 30/70 بمعنى أن 30% من الوسائل الفعالة تحقق 70% من الأهداف أو قد تكون 25/75 , وقد تكون غير ذلك وكذلك لا يشترط أن يكون مجموع الرقمين يساوي 100 بل يمكن للنسبة أن تكون مثلاً 40/90 وهو ما يعني أن 40% من الوسائل تحقق 90% من الأهداف وهكذا..

فنحن نتعامل مع نوعين من الأعداد:

            أ-          أعداد الوسائل يساوي 100% وأعداد الأهداف ويساوي 100%.

ب- التفكير بالقاعدة [تطبيقات عملية على التفكير بالقاعدة[

في الإدارة والمشروعات الاستثمارية:

ربما يكون الاستخدام الأمثل للقاعدة التي نحن بصددها تتجلى فائدته في التطبيق الإداري للمشروعات المختلفة فهو المجال الخصب لإثبات صحة النظرية وإمكانية الاستفادة منها.

إن صعوبة المتابعة والتقويم للعمل الإنتاجي وصعوبة التخلص من العيوب في الخطوط الإنتاجية كان سبباً رئيساً في إهمال الحصول على مستوى مطلوب من الجودة الشاملة , بعد أن حاول كثيرون من العاملين الإداريين تطبيق فكرة الجودة الشاملة , تلك الفكرة الهامة القائمة على المتابعة والتقويم وإخراج العيوب وتقليل الهدر والفاقد.

الهدف العظيم الذي تسعى إليه فكرة الجودة الشاملة هو تقليل العيوب أو منعها تماماً ولما تأكد صعوبة تحقيقه وارتفاع تكاليفه فقد أهمله كثير من المنتجين.

ونحن هنا نطبق قاعدة 20/80 للوصول إلى أعلى إنتاجية بأقل عيوب كالآتي:

1- تقسيم العيوب الموجودة إلى قسمين:

أ‌-عيوب خطيرة ومسئولة عن أكبر نسبة من الشكاوى – 80% .

ب‌- عيوب بسيطة ومسئولة عن أقل نسبة من الشكاوى – 0% .

2- نقسم خطوات الإنتاج كالتالي:

أ‌-خطوات مسئولة عن العيوب أ السابقة.

ب‌- خطوات مسئولة عن العيوب ب السابقة.

3- يتم التركيز على متابعة أهم 20% من كل قسم.

إن هذه الطريقة سوف تساعد على تحسين جودة المنتجات بصورة ملحوظة وإزالة أكبر نسبة من خطر مشكلات الجودة مع التقليل من النفقات.

مبادئ أساسية في استخدام القاعدة:

تعتمد هذه القاعدة على مبدأين أساسيين يندرج تحتهما كل الخطوات الأخرى:

1- الاختيار الدقيق للعناصر المؤثرة القليلة – التي تقع في فئة 20% - وللأخرى – فئة 80% - .

2- الربط القوي بين الوسائل والنتائج بأساليب جديدة ومبتكرة ومتغيرة ومن الواضح أن تطبيق هذين المبدأين يتطلب من المدير قدرة مميزة على حسن التقدير والذكاء وبعد النظر مما يتطلب حسابات وأرقام , وللحصول على تلك الميزة ينبغي الإلمام الكامل بالظروف والملابسات والعلاقات بين الوسائل العاملة وإليك بعضاً من النصائح اجعلها علامات على الطريق:

علامات على طريق تطبيق القاعدة:

1- تطلع دائماً إلى الأداء المتميز وحاول الوصول إلى الإنجاز الكبير وحاول دائماً معرفة أهم الوسائل والعناصر الفعالة التي تساهم في هذا الأداء المتميز.

2- لا تحجم عن المشاركة أو البدء في أي مشروع جديد إشفاقاً من حجم الجهد أو الموارد المطلوبة لأدائه ذلك لأن ما تسعى إليه هو تحقيق 80% من النجاح وليس 100% .

3- اهتم بالفعالية والتأثير على أوقات متوسطة وقصيرة ولا تشغل بالك بالمدى الطويل , فبطول المدة تتبدل الأحوال والأحداث.

4- حاول دائماً تغيير الوسائل المستخدمة قدر الاستطاعة مع تقييم فاعليتها على فترات قصيرة.

5- يجب أن تسعى إلى التميز في نطاق ضيق [20%] من المجال الذي تظن أنه يمكنك التأثير داخله , ويمكن أن نطلق عليه التركيز الذي يوفر الفعالية والتأثير.

6- اختيارك لأهدافك بدقة لا يعني إيمانك الأعمى بنجاحها رغم تغيير الظروف وسارع في تغيير أهدافك إذا لم تحرز النجاح المخطط له , اقتل أهدافك قبل أن يقتلها الواقع أو المنافسون.

7- اترك الأعمال التي يستطيع غيرك إنجازها بطريقة أفضل وبسرعة أكبر وانتقل إلى المنافسة على أعمال أخرى تستطيع أن تخطف الأضواء فيها.

8- لا تقم إلا بالأنشطة التي تحبها بنسبة 80% وابتعد عن الأنشطة التي لا تحبها , وتذكر أن 20% من المحاولات الفاشلة تسبب 80% من حالات الإحجام.( مستفاد من كتاب [ كيف تحقق 80% من الأهداف باستخدام 20 % من الوسائل ] )

وتعتبر هذه القاعده من وجهة نظري من أروع النظريات الصالحه للتطبيق على الأداره بالأهداف ,, هنا يمككنا وضع الهدف الأساسي والأهداف الفرعيه للشركه حسب مايحقق 80% بتكلفه 20%
يمكن مثلاً تحقيق هدف زيادة الربح عن طريق تفعيل دور الـعاملين الـ80% أما بتدريبهم ,, أو تحديد مكافأه معينه لمن يستطيع تحقيق أفضل أنتاج ,, كذلك يمكن زيادة التركيز على العملاء الـ20% الذين يحققون الـ80% من الأرباح

وأخيرا:

أصبحت الإدارة بالأهداف اليوم نهجا واسع الانتشار حيث أنها نوع من أنواع الإدارة المستحدثة الجديدة التي ينظر إليها كافة المنظمات والمنشآت الحديثة والمتقدمة , فهي تنظر للمنشاة من جميع الجوانب (التخطيط – التنظيم – التوجيه – الرقابة – القيادة ) وتعالج المشاكل بين الرئيس والمرؤوسين على كافة المستويات التنظيمية فهي تعمل على الجانب الإنساني والتنظيمي والإداري فهي عملية إدارية متكاملة أنصح كافة المنشآت بإتباعها .

يمكنك إرسال طلبك أو إستفسارك مباشرة من خلال الضغط هنا
Contact us : 0100 - 0000 9721
Send Your Order Now